忘年会、招待に関するマナーあれこれ

お客様や取引先を招待する時は特にマナーに気をつけたい

誰かを招待する際のマナーとは

忘年会はその年の締めくくりの意味も込めて、お世話になった取引先や仕入れ先を招待することも多々ある。ましてや会社全体の忘年会ならその機会も多いだろう。
取引先や仕入れ先などのお客様を招待する場合、まず気になるのが案内状の出し方だ。最近では文書ではなくメールで送信することが多い。メールのほうが通信費やコピー代を節約することができ、また返信メールで素早く出欠の回答を得ることができるからだ。ではメールで招待する場合のマナーとはどんなものがあるのだろうか。

メールの件名はハッキリと

メールで招待する場合、書面と同じくビジネス文書で書くことが重要だ。まず件名は、はっきりと「忘年会ご案内」と書くこと。「お世話になります」のような件名だと、迷惑メールのように思われて見られない可能性もあるからだ。

お誘いに日頃のお礼も添えて

文面は、内容に入る前に簡単に日頃のお礼などをのべておくといい。「来年もより一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。つきましては今年一年のお礼を申し上げたく、ささやかではありますが忘年会を行う運びとなりました。ご多忙中恐縮ですが、ぜひともご出席賜りますようお願い申し上げます」などのような文章を添えておくのが礼儀だ。
参考：使える！忘年会の案内メール事例

重要事項は簡潔に分かりやすく

あとは日時や場所などを簡潔に箇条書きでわかりやすく書いておこう。ただしメールはあくまでも略式。大切な取引先にははがきや文書で送るほうがいい。またメールで送った場合も、相手が忙しくて見てもらえないこともあるので電話などでフォローをしておくことが大切だ。

会費については事前に伝える

次に招待客から会費をいただくかいただかないか。これは会社の方針にもよるが、通常はいただかないだろう。ただしあくまでもカジュアルな忘年会の場合は、案内状に「なお、当日は会費制となっておりますのでお一人様○○円のご用意を宜しくお願い申し上げます」というような内容をあらかじめ添えておくのが大切だ。会費をいただかない場合、相手が「寸志」としてお金を持ってくる場合もある。この場合、受け取るか受け取らないかは事前に上司と相談しておいて、その方針に従うほうがいい。また当日、忘年会を欠席するにも関わらず、事前に「寸志」を渡す招待客も中にはいるだろう。その場合は、翌日すぐに丁寧なお礼の文書を出しておくのがマナーだ。その際、忘年会当日の様子も少し書き添えておくと相手も読んでいて楽しいだろう。また、忘年会の冒頭の挨拶でも寸志をいただいたお礼をのべておくようにしたい。

忘年会当日のマナーも大事

招待客の紹介

忘年会では、招待客の紹介を忘れずに。司会者は相手の名前を忘れる、あるいは間違えるといったことのないよう事前に充分覚えておく。相手の社名、役職、名前、日頃どのような仕事でお世話になっているかを簡潔に述べることが大切だ。

ゲームにも参加してもらおう

「余興やゲームへの参加はお願いしてもいいか」というのも迷うところ。これは相手との距離感にもよるが、忘年会はある意味無礼講でも失礼ではないので、社長や役員などのお偉いさんでなければ参加していただくのもいいだろう。ただし、ネタとして相手の会社のことや、あまりにもシャレにならない内部事情を持ち出すのは絶対にタブー。さらに度が過ぎた内容もNGだ。一番いいのは、ビンゴゲームなどの全員参加型に参加してもらうこと。これなら誰もが楽しめるし、相手の気分を推し量りながら、ということもしなくてすみそうだ。