使える！忘年会の案内メール事例

案内メール作成前にビジネスメールの基本を復習

普段の飲み会なら口頭で出欠を取るだけでも十分だが、忘年会など会社や部署をあげての会合となると、やはりきちんとした書面でお知らせするのが通例だ。最近ではこうした忘年会の案内を文書ではなく、メールで送るということが増えてきている。メールであれば通信費やコピー代などの経費が節約でき、また出欠の返事が返信でスピーディーに回収できるというメリットもある。それでは、どのような案内メールを送ればいいのだろうか。

忘年会案内メールでもビジネスマナーは押さえよう

まずは忘年会の案内メールを作成する前に、基本的なビジネスメールのマナーを押さえておきたい。件名は短く簡潔に、なおかつ概要がわかるように書くのがベスト。この場合は「忘年会のご案内」でいいだろう。「Re.」など相手からのリターンメールを利用して送る、というのは失礼なので避けたい。

次に気をつけたいのは、文章をわかりやすく簡潔に書くことだ。必要以上に挨拶を長くせず、用件を数行に区切ってわかりやすくまとめるということを心がけたい。店の詳細などは本文中にその店のURLを入れるなど、リンクを張っておくと親切だ。

書面の最後には必ず自分の氏名と連絡先を入れておくのも忘れずに。アドレスも再度入れておくほうがいいだろう。

相手によって内容も変更　あまり砕けすぎた文章はNG

このようなポイントをまとめた忘年会案内メールの一般的な文章事例を紹介しよう。是非、コピーペーストして使って欲しい。

社内に向けた案内メール事例

——————————————–

「日々のお仕事お疲れさまです。今年も恒例の忘年会を行うこととなりました。
下記のように日程が決まりましたので宜しくお願いいたします。
今回は私、〇〇部の〇〇が幹事を務めますので宜しくお願いいたします。
◎ 日時…〇月〇日　19時～
◎ 場所…〇〇屋 http://www.××××××
◎ 参加費…男性4000円、女性3000円
当日は余興及び豪華賞品もたくさん用意いたしております。ぜひご参加ください。
出欠については、このメールの返信にて〇月〇日までにお知らせください。宜しくお願いいたします。 〇〇部〇〇（アドレス、携帯番号を入れる）」

——————————————–

取引先に向けた案内メールの場合は

取引先などお客様にメールする場合は、「今年も残すところあとわずかとなりました。皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。また平素は格別のご高配を賜りありがとうございます」など、かしこまった挨拶で始めるのがベスト。その後、忘年会を開催する旨や具体的な日時、会場の情報などを明記し、「ご多忙中かと存じますがぜひともご参加下さいますようお願い申し上げます」と書き添えておくといい。
上司や役員に忘年会の案内メールを送る場合は、あらかじめ都合を伺っておいてから送るのがベスト。
「毎年恒例の忘年会を本年も企画しております。ご多用とは存じますがぜひご出席いただきたいと思います。つきましては〇〇部長の〇月〇日～〇日のご都合はいかがでしょうか。大変お手数ですがご都合のよい日にちを〇日までにお知らせください」
などという内容で送っておけば、上司や役員の都合を調整した上で忘年会が開催でき、トラブルも避けられる。

あくまでもビジネス、されど固くなりすぎず

このように送る相手によってメールの内容を変えるのは大切なこと。しかしビジネスの用件と違い、忘年会はあくまでも楽しい行事のひとつなのであまり堅い文章になりすぎないことが大切だ。メールを受け取った側が参加したくなるような楽しい表現、例えば「豪華賞品」「ゲーム」「楽しい余興」「おいしい食事」などのキーワードを入れることは効果的だろう。だからといってあまり砕けすぎるのもNG。「！」や「？」の多用、またたとえ親しい間柄でも「～しよう」「～だね」などの砕けすぎた文章を使うのは、社会人としては避けたいところだ。忘年会は会社の行事のひとつ、ということを常に忘れずに、相手の心を惹きつけるような案内メールを考える。それが幹事の腕のみせどころのひとつともいえよう。

出典・参考
http://www.jp-guide.net/mail/annai/bounenkai.html
http://r.gnavi.co.jp/sp/kanji/article/000738/