会場とオンラインをつなぐ「ハイブリッド忘年会」のやり方と盛り上げ方

会場に来られない人も一緒に楽しめる「ハイブリッド忘年会」

全員が同じ会場に集まれるとは限らない

リモートワークが定着したり、支社や営業所が各地にあったりと、社員全員が同じ会場に集まるのが難しい会社も増えています。
出張や育児・介護などの事情で、当日どうしても会場に行けない人もいるでしょう。
そんなときにおすすめなのが、会場での忘年会にオンラインでの参加を組み合わせる「ハイブリッド忘年会」です。
会場に集まったメンバーはいつも通り飲食を楽しみながら、離れた場所にいるメンバーもビデオ会議でつながって一緒に参加できます。

ハイブリッド忘年会の準備のポイント

ハイブリッド忘年会を成功させるカギは、オンライン参加者が「置いてきぼり」にならないようにすることです。準備の段階で、次のポイントを押さえておきましょう。
①通信環境を確認する
会場のWi-Fiが安定しているか、事前に必ず確認しておきましょう。途中で映像や音声が途切れると、オンライン参加者は一気に置いていかれてしまいます。心配な場合は、モバイルルーターなどの予備の回線を用意しておくと安心です。
②カメラ・マイク・スピーカーを用意する
ノートパソコンの内蔵マイクだけでは、広い会場の声はなかなか拾えません。会議用のスピーカーマイクを使うと、会場の声がオンライン側にも届きやすくなります。オンライン参加者の顔をプロジェクターや大型モニターに映しておけば、会場からも「一緒にいる」感覚が生まれます。
③使い慣れた会議ツールを選ぶ
ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど、社内でふだん使っているツールを選ぶのが無難です。接続用のURLは早めに共有し、当日は開始10分前には接続できるよう案内しておきましょう。
④進行役を会場とオンラインに1人ずつ置く
会場の司会とは別に、オンライン側の様子を見る担当を決めておくのがおすすめです。チャットのコメントを読み上げたり、オンライン参加者に話を振ったりするだけで、ぐっと一体感が出ます。
⑤オンライン参加者にも「食べもの」を用意する
事前に同じお菓子やおつまみを送っておいたり、宅配サービスで食事を注文してもらったりすると、画面越しでも同じ料理を囲んでいる気分が味わえます。

会場もオンラインも一緒に楽しめる企画

ハイブリッド忘年会の企画は、「会場の人もオンラインの人も同じ条件で参加できるもの」を選ぶのがポイントです。
たとえば、スマホで回答できるクイズ大会や、チャットを使った大喜利などは、場所を問わず全員が参加できます。
なかでも盛り上がるのがビンゴ大会です。景品キングの「オンラインビンゴ」なら、参加者はスマホやパソコンのブラウザからアクセスするだけで、アプリのインストールは不要です。ビンゴカードも自動で配られるので、幹事がカードを郵送したり配ったりする手間もかかりません。ZoomやLINEなどでつながりながら遊べて、参加は最大50名まで（50名を超える場合は要相談）。オフラインのイベントでも使えるサービスなので、会場にいる人も手元のスマホからアクセスすれば、同じビンゴに参加できます。
当たった景品は、当選者が専用サイトで配送先を入力すると後日届く仕組みなので、オンライン参加者も会場の参加者と同じように景品を受け取れます。大きな景品を会場から持ち帰る必要がないのもうれしいポイントです。なお、受取の申し込みから発送までは2〜6週間ほどかかるので、あらかじめ参加者に伝えておきましょう。また、オンラインビンゴは1回の注文につき1回のみ利用でき、有効期限は1年間です。景品は全国どこでも送料無料で届きます。

離れていても、一年の締めくくりはみんなで

働き方が多様になった今だからこそ、場所にかかわらず全員で一年をねぎらえるハイブリッド忘年会は、これからの忘年会の新しい定番になっていくはずです。
通信環境と進行のひと工夫で、会場もオンラインも一緒に盛り上がれる忘年会を企画してみてはいかがでしょうか。
参考：景品キングのオンラインビンゴについて詳しく見る