忘年会の出欠確認、これだけ抑えれば大丈夫

出欠確認は早く確実に済ませたい

忘年会の幹事を引き受けると、何かと仕事が多くなるもの。仕事自体も年末の忙しい時期だけあって、なるべく幹事の作業はスピーディーにすませたいものだ。
その中でも最初にやらなくてはならないのが参加者の出欠確認。どういう案内をすればいいのか、またどんな取りまとめをすればいいのか幹事初心者なら悩むところ。また忙しいのを理由になかなか出欠の返事を送ってこない人もいるだろう。ここでそのポイントを紹介しよう。

メールを使っての案内

昨今の出欠確認で一番多いのは、やはりメールを使った案内だろう。その場合、まずは件名を見ただけで何かわかるようにしておくことが大切。しかも、ぜひ見てもらいたいということを伝えておくことが大切だ。件名には必ず「要返信」と入れておこう。また「◯月◯日閉切！」と最初に入れておくのも効果的だ。

返事をしやすい情報を送ろう

次に内容。出欠案内確認では、忘年会の細かい情報をそこまで入れる必要はない。先に忘年会の案内メールを送っておくか、または出欠確認を取ったあとで企画や余興などの細かい情報を送るほうがいいだろう。まずは出欠確認なので日時、場所、費用をわかりやすく箇条書きにして、返信の連絡先やアドレスを入れておくだけでいい。内容が簡潔であれば、その場ですぐに確認して返信をくれる人もいるだろう。

締め切りは明確に

次に出欠の締め切りの案内だ。締め切りはメールを送信した日からだいたい1週間前後を目安にしたほうがいい。あまり早すぎると返信が間に合わない、あるいは予定がまだわからないという人もいる。反対にあまりスパンが長すぎると返事をし忘れるという人も出てくるだろう。期日までに返信がなかった人には催促のメールをすぐに出しておこう。これも間を置き過ぎると店の予約に支障をきたすことがあるから注意したい。

お偉いさんには前もって予定を聞こう

会社の社長や役員への出欠確認は、ある程度忘年会の日程を考える前から段取りしておくことがベストだ。忘年会の幹事を任されたらすぐに「忘年会に出席できそうな候補日を2〜3日教えてほしい」という旨のメールを社長や役員に送ることが大切。まずは偉い人達の予定を優先して忘年会の日取りを決め、それからみんなに出欠確認を取る。そうすれば、社長や役員への出欠確認は本当に確認だけで済み、スムーズにいくだろう。

取引先の出欠確認も忘れてはいけない

社外の取引先への出欠確認も忘れないようにしたい。この場合も社内と同じく、返信期間を約1週間にしておくのが妥当。もし返信が来なかった場合は、2日くらい経ってから「以前ご案内した忘年会の出欠ですが、その後ご予定はお決まりでしょうか」などと、あくまでも相手のスケジュールを尊重する形でたずねよう。

トラブルが無い様にキャンセル案内も

次に、出欠確認を取ったらキャンセル案内もしておくことが必要。どうしても参加できなくなったなど、事前にキャンセルしなくてはならなくなる人も多少はいるものだ。店のキャンセル規定を考慮し、少し余裕を持った日程で「もし都合が合わなくなった場合は、必ず◯月◯日までお知らせください」と案内メールを送っておくことがベター。また、直前のキャンセルに料金が発生する場合はきちんとそのことも伝えておかないと、あとでトラブルのもととなるので気をつけたい。
こうした出欠確認は専用の調整ツールやテンプレートがあるので、それらをうまく活用していくのもひとつだ。また部署での忘年会などなら、メールではなく簡単な案内状とともに紙面にして直接手渡しするのもいい。メールだとどうしても返信を後回しにしがちだが、紙で手渡されると返事のし忘れも少なくなる。顔を合わせたら催促することも大切。いかに素早く出欠確認が取れるかで、次へのステップもスムーズにいく。

出典・参考
http://r.gnavi.co.jp/sp/kanji/article/000738/