忘年会の予約はいつからするべき？

約1ヶ月前から予約を検討しよう

忘年会、といえばやはり年末のイメージ。12月に行うのが妥当、と考える人も多く、中には「あまり時期が早いと気分的に盛り上がらない」「忘年会をした後にまたずっと仕事をするのかと思うと、気分が白ける」といった人も多いだろう。中には「11月中旬くらいから毎週のように飲み会をしていて、その最後が忘年会です」というすごい会社もある。

近年は開催時期が早まる傾向に

ところで昨今は、忘年会の時期を少し早めるといったところも多いようだ。これは12月だと忘年会シーズン真っ只中のため、店の予約が取りづらくなるからだ。また仕事によっては12月が一番忙しい、という業種もあるのでそういう会社も早めに行う傾向にある。確かに普段の飲み会より人数が多く、余興なども加わる忘年会は会場の設定が大変だ。よって検討時期も開催も、年々早めている会社も少なくない。

大人数の忘年会は2ヶ月前から予約を

例えば50人以上で行う忘年会の場合、幹事は約2ヶ月前から店の検討に入るという。また15人以上の場合でも、やはり席の確保が難しくなるので、1ヶ月くらい前から店を検討し始めるようだ。一番多いのは約2～3週間前に検討し、予約するというパターン。しかし、11月に忘年会を行うなら2～3週間前でもいいかもしれないが12月に行うつもりなら、やや危険といえるかもしれない。

候補日は目上の人のスケジュール優先で

さて、予約の候補日を決めるにあたって一番注意したいのは、目上の人のスケジュールを優先することだ。忘年会のように1年を締めくくる意味合いを持つイベントは、やはり目上の人に出席してもらわないとおさまらないもの。部で行うなら部長のスケジュールを、また会社全体ならもちろん社長のスケジュールを最優先して予約候補日を決めるべき。

取引先など外部のお客さんを招待する場合は、そちらのスケジュールも最優先しなくてはいけない。お誘いしておいて勝手にこちらで候補日を決める、というのは失礼にあたるので気をつけよう。

候補日は1日に限定するのではなく、いくつか挙げておくほうがいい。理想は3～4日程度。そのためには目上の人や招待する取引先の人のスケジュールも3～4日ほど聞いておくことが重要。

候補日が決まったら、社内の参加者を募ろう。とはいえ、ひとりひとりのスケジュールを聞いて回るのはとても大変。前述した候補日をアンケートにして、参加できる日に印をうってもらって回収するというのが一番だ。もちろん、一斉メールで同じように参加者を募ってもいい。気が合う同僚や好きな先輩など、個人的に参加してもらいたい人のスケジュールをどうしても優先しがちになるのは人情だが、ここは心を鬼にして、参加者が一番多い日に決めることが大切だ。
参考：使える！忘年会の案内メール事例

料理、貸切、キャンセル料…予約の際に気をつけたいこと

お店選びは「だれもが楽しめる」基準で

店選びも慎重にしたい。自分の好みやあまり流行にのせられることなく、どんな世代でも楽しめる無難な店を選ぶことがポイントだ。特に食事は、韓国料理やエスニックなど中には苦手とする人もいるので、和洋折衷が一番いいだろう。料理はよほどの少人数でない限りはコースで予約するほうがいい。コースなら、上司や先輩に料理を取り分けるといった気づかいも不要なので、若手社員もリラックスして忘年会を楽しむことができる。また個室、もしくは貸切にできるかどうかというのも重要。他のお客さんが同じホールにいると余計な気を使ってしまい、忘年会気分も盛り上がらないものだ。

昨今は少なくなってきているが、店に携帯電話の電波が入るかどうかも予約の際に聞いておこう。中には大切な仕事を抱えながら忘年会に参加する社員もいるかもしれない。後からクレームの対象にならないためにも、細かいことだが留意したい。

キャンセル時の条件についても気をつけよう

キャンセル規定もチェックしておくのがベスト。店によっては、数日前からキャンセル料が発生するというところもある。社会人の忘年会は、突然の仕事や家庭の用事でどうしてもドタキャンしなくてはならない人も出てくるもの。こうした場合にトラブルにならないよう、あらかじめキャンセル料のこともみんなに伝えておくことが大切だ。

出典・参考
http://www.hotpepper.jp/enkai/c0000090/
http://directorblog.jp/archives/51770034.html